DE 9 BEZINNINGSPUNTEN
Afgelopen jaar is de wens om te bezinnen uitgesproken. Het team wat hiervoor opgestaan is bestond uit: Floris, Arati, Coen, Minou, Annemarie, Marloes (en Diana). We hebben ons best gedaan hier invulling aan te geven. Voor ons is het klaar, maar bezinning is nog niet af, en jullie mogen nu door…. 😉
Dank voor de gesprekken
Ieder bezinningslid heeft zijn/haar taak op een eigen manier vormgegeven, ik heb vooral veel gesprekken gevoerd met allerlei mensen met inzichten, verlangens en verhalen.
Deze 9 punten, waarop nog verder bezonnen mag worden door de kerngroep, zijn tot stand gekomen n.a.v. deze gesprekken (van 5 minuten tot 5,5 uur) met mensen uit alle lagen van Open Up.
Dat was heel interessant om te doen, super dankjewel daarvoor! Ik heb een wat langer verslag gemaakt waaruit deze 9 punten zijn gefilterd. Onder ieder punt staat het doel waartoe bezinnen hierop mag leiden.
De bezinningsgroep zoals deze nu is is afgesloten, maar bezinnen (en bezielen) met elkaar, mag regelmatig worden herhaald. Dit is bezinningspunt 9 geworden.
DE PUNTEN
1 Locatie / grootte / de plek van co-creatie?
De meeste mensen hebben aangegeven een kleiner Up zoals het afgelopen jaar fijner te vinden dan het grotere. De locatie van de Berckt is duur en legt wat druk op de aantallen. De ruimte zonder de tenten zou wellicht kunnen, maar doet dit recht aan de wens van velen om dichterbij de natuur te zijn? Het fijne van klein gaat hierbij om het intieme gevoel, dit zou volgens sommigen ook prima in een groter festival kunnen. Het huidige bestuur is aan het onderzoeken hoe andere festivals dit doen. Eventueel voor de toekomst… Wat zijn überhaupt alternatieve locaties, mogelijkheden, misschien eigen spullen aanschaffen, wensen ten aanzien van de grootte van het festival en ook over de plek van Co-creeeren leven verschillende ideeën.
Doel: Brainstorm over ideeën welke er liggen. Geen besluitvorming. Dit is aan bod gekomen tijdens de Bezinningsavond, maar kan waar nodig op doorgegaan worden in de kerngroep.
2. Besluitvorming
Iedereen is het er over eens dat besluitvorming (ook rondom een nieuw bestuur) mag plaatsvinden in de community, maar wat is dat? Dat blijkt de kleinere betrokken kern te zijn en niet de lange lijst mensen waar mailadressen van bekend zijn omdat ze ooit op een festival geweest zijn. Deze kerngroepleden mogen dus ook uitgenodigd worden voor bijeenkomsten. Up wil hierin ook open staan voor nieuwe mensen, maar hoe doe je dit? Mail je iedereen, of een afgebakende groep, en hoe kom je dan als nieuw betrokkenen hierbij? Hoe besloten of flexibel wil Open Up zijn? Wat is precies de kerngroep?
Doel: Duidelijke formulering van de kerngroep waar iedereen het over eens is.
3. Vorming bestuur
Deze dingen zijn deels aan bod gekomen in de bezinningsavond. Wellicht is er voor de mandatering nog ruimte om hier wat extra aandacht aan te geven. Het gaat hier om dingen welke gezegd willen worden rondom de vorming van een nieuw bestuur. (gewenste samenstelling, de periode dat men aanblijft, communicatie van bestuur met de community, wat als er meerdere initiatieven zijn)
Doel: Harde afspraken waar nodig, anders verkennen van het veld samen. De procedure helder is en iedereen hierachter kan staan.
4. Structuur
Drie tips:
Taakbeschrijvingen
Er is veel onduidelijkheid over taakbeschrijvingen. Wie is waarvoor verantwoordelijk en waar begint en eindigt dit. Er zijn veel mensen die dit missen maar ook net zoveel mensen die zich afvragen of het überhaupt bij Up past. Een minimale beschrijving zou houvast kunnen geven aan de ruimte welke er is voor de rest. Mooie suggestie; Laat aan het eind v.h. festival iedereen in een rol (bestuur, projectteam en teamleiders) een paar heldere zinnen opschrijven wat zij zien als hun taken. tips en aandachtspunten erbij, beetje liefde en een telefoonnummer en naam van diegene die het dit jaar deed/was.
Doel: Wanneer deze wens gedragen wordt, beslissen welke functie verantwoordelijkheid gaat nemen om te zorgen dat dit er komt en teruggevonden wordt.
Tijdspad
Invoeren van een tijdspad. Sommige dingen komen jaarlijks terug en vallen onder verantwoordelijkheden van functies. Voorzetten zijn gemaakt door Minjon (adviesdocument 2018) Ferry en Mathilde
Doel: Aanvullen en akkoord
Digitale infrastructuur
Er wordt weinig teruggevonden, of op tijd ingezien uit documenten in Google Drive. Zowel het Tijdspad, taakbeschrijvingen als namenlijsten/verantwoordelijken, mogen actief toegestuurd worden naar betrokkenen. Het lijkt wenselijk dat iemand zich hier verantwoordelijk voor gaat maken en mogelijk gaat kiezen voor een beter systeem. Een functie verantwoordelijk maken voor de digitale infrastructuur lijkt wenselijk. Deze kan eventueel: Nieuw programma kiezen voor digitale infrastructuur en actief tijdspad en taakbeschrijvingen toesturen aan nieuwe mensen.
Doel: Draagvlak en verantwoordelijkheid over het programma en het toesturen koppelen aan een functie uit de staf
5. Overdracht borgen
Wat te horen was, is dat er vaak veel kennis en liefde verloren gaat als een taak wordt overgedragen. Vaak begint iemand weer bij 0, wat ook zijn charme heeft. Maar hoe kunnen we overdracht (nieuwe mensen op plekken bestuur, projectteam, teamleiders, staf) beter borgen?
Doel: brainstorm voor tips voor een komend bestuur (en ook om iedereen hierin weer wakker en betrokken te maken)
6. Communicatie
Wat vind men van de communicatie op en rondom een festival. Wat moet hierover worden gezegd en wat is wijsheid?
Er is veel kritiek over communicatie. Enerzijds door onduidelijke taken, anderzijds door doorkruiste verwachtingen. Veelal ligt de schuld dan bij een ander. Een ander heeft dan vaak weer diezelfde kritiek op die een. Zullen we beginnen dat we allemaal zelf verantwoordelijk zijn voor onze communicatie over onze behoeften, en verwachtingen bij twijfel te checken. Wat wel fijn is is dat er voor het festival, maar ook gedurende het jaar, de lijntjes kort zijn. De bestuursleden zoeken actief het projectteam op, het projectteam de teamleiders en de teamleiders de co-creators etc.
Doel; Veld clearen, ongenoegen uitspreken en afsluiten met een acceptatie of leerdoel voor zichzelf.
7. Wijze mensen
Er blijkt in een speels Up behoefte aan stabiliteit op de achtergrond. Wie willen opstaan voor een plek als elder die op de achtergrond aanwezig is voor raad (niet om verantwoordelijkheid over te nemen 😉 )
De wijze mensen kunnen op de achtergrond aanwezig zijn tijdens wisselingen en organisatieperikelen. Nu is dat er al deels door de betrokken groep welke er is, mogelijk kunnen er nog wat duidelijker een aantal mensen opstaan die aangeven waarvoor ze beschikbaar zijn. In de loop van de tijd kan dit ontwikkelen en uitbreiden. O.a. Het toetsen van de dagelijkse gang van zaken aan de visie van Up, maar ook het checken of alles op koers ligt zijn mogelijke thema’s. Of de financiële administratie ondersteunen of de emotionele, spirituele, ga staan voor waar je voor beschikbaar bent…
Doel; Verhelderen of er mensen zijn die op willen staan hiervoor, en waarvoor mogen zij benaderd mogen worden?
8. Wil Open Up een festival of een beweging zijn?
N.a.v. de bezinningsbijeenkomst blijkt dat het fijn is om helderder te gaan krijgen met elkaar of Open Up vooral een festival is of een beweging wil zijn. Zijn er tussenvormen? Bij een beweging lijkt het wenselijk om als bestuursvorm als Open Up voor een Vereniging te kiezen. Voor een Festival is dit wat overdreven. Mensen die opstaan voor een nieuw bestuur zullen hier wellicht een voorkeur in hebben.
Doel; Samen een koers bepalen en beslissen over een bijpassende bestuursvorm. Hiernaast kunnen de consequenties besproken worden.
9. Bezinning
Plek van bezinning. Enkele punten staan nog open. Wie wil hiermee verder?
– Vereniging worden / sociocratie/holocratie/deep-democracy-modellen invoeren?
– Verbinding met de buitenwereld (nieuwe mensen, actuele thema’s) uitbreiden?
– Plastic vrij festival, meer aandacht voor afval (hiervoor is draagvlak)
– Media/beeldschermvrij festival (hier is een groot draagvlak voor)
– Meer thema’s welke door iedereen zijn in te brengen en ontstaan uit de community en bijeenkomst(en), ik adviseer tweemaal per jaar bijeen te komen met mensen die daarin interesse hebben rondom zelf ingebrachte thema’s.
Doel: De ziel van Up fris en helder houden, nieuwe mogelijkheden ruimte voor overweging te geven. Onuitgesproken onderstromen naar de oppervlakte brengen voordat iets onnodig escaleert of juist doodbloedt. Gemiste kansen kunnen zien en met elkaar bezielen/bezinnen.
Met dank voor de gesprekken aan:
Bestuur:
Paul
Ferry
Geert
Staf:
Carolien
Willemijn
Projectteamleden:
Saskia
Atmani
Susan
Teamleiders:
Marian
Simone
Gio
Bezinningsgroep:
Minou
AnneMarie
Arati
Oud bestuur
Ineke
Deelnemers:
Atten, Diana, Amber, Martin, Yolanda, Frank, Johan, Otto, Franklin, Joan, Suse, Laila
Betrokken:
Peter Amiro, Henk Steven
Het lange document is bij interesse ook nog in te zien… en kan ik dan nog af maken.
Hartelijke groet,
Marloes van Mensvoort